Shopify vergibt für jede eingehende Bestellung eigenständig eine laufende Nummer, die Bestell-ID. Die erste vergebene Bestell-ID ist dabei immer die 1001 und für jede weitere Bestellung wird automatisch um eins hochgezählt, also 1002, 1003, usw.
Die Vergabe dieser laufenden Nummer kann man nicht beeinflussen. Weder kann man die Nummern zurücksetzen – auch "Test"-Bestellungen erhalten eine Bestellnummer und erhöhen den Zähler – noch kann man sie hochsetzen, um z. B. bei einer höheren Zahl anzufangen, wenn man den Shop gerade startet. Allerdings kann man den Bestellnummern eine beliebige Zeichenfolge voranstellen oder anhängen.
Unter Einstellungen » Allgemein » Bestell-ID-Format kannst du ein Präfix und ein Suffix eingeben, mit denen jede Bestellnummer versehen werden soll.
Das kann z. B. sinnvoll sein, wenn du mehrere Shops betreibst und du die Bestellungen aus jedem Shop in deiner Buchhaltung auseinander halten möchtest. Oder du stellst jeder Bestellnummer das aktuelle Jahr und/oder einen Nummernkreis voran.
Egal, wofür du die beiden Felder verwendest, der hier eingegebene Text wird von Shopify unverändert übernommen und der Bestellnummer vorangestellt bzw. angehängt. Es ist also nicht möglich, hier z. B. ein Datums-Präfix zu vergeben, das automatisch hochgezählt wird.
Bestellnummer & Rechnungsnummer
Neben der Shopify Bestellnummer vergibt Shopify keine weitere Nummer wie z. B. eine Rechnungsnummer. Intern hat jede Shopify-Bestellung zwar eine aus Zahlen bestehende ID (diese ist etwas anderes als die Bestell-ID). Diese stellt aber lediglich eine Shopify-interne, zufällige ID dar, die man nicht als Rechnungsnummer verwenden sollte. Wie kommt man also an eine den rechtlichen Vorgaben entsprechende Rechnungsnummer?
Am einfachsten ist es natürlich, wenn du die Bestellnummer auch als Rechnungsnummer verwendest. Wenn du das Präfix z. B. aus Shop-Kürzel, dem aktuellen Jahr und dem aktuellen Monat zusammensetzt (und monatlich manuell aktualisierst), erhältst du eindeutige Rechnungsnummern.
Viele (neue) Onlinehändler:innen meinen, dass sie verpflichtet seien, fortlaufende Rechnungsnummern zu vergeben und dass Lücken in der Nummernvergabe verboten seien. Wie gesagt zählen auch Testbestellungen aus Shopifys Sicht zu normalen Bestellungen, für die eine Bestellnummer vergeben wird. Da diese Bestellungen aber nicht in die Buchhaltung einfließen, entstehen in diesem Fall zwangsläufig Lücken in den Bestellnummern.
Lt. OFD Karlsruhe reicht es aus, wenn Rechnungsnummern nur einmal vergeben werden und somit eindeutig einer Buchung zuzuordnen sind. Jede Nummer darf in deiner Buchhaltung also nur einmal vorkommen, es ist aber nicht zwingend notwendig, dass die Nummern lückenlos und fortlaufend vergeben werden.
Separate Apps zur Rechnungserstellung
Wenn du ganz auf Nummer sicher gehen willst bzw. Rechnungsnummern separat von der Shopify Bestellnummer vergeben willst, solltest du eine der verfügbaren Apps zur Rechnungserstellung verwenden. Mit diesen Apps kannst du außerdem gleich deine buchhaltungsrelevanten Daten im DATEV-Format exportieren, was die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater deutlich vereinfacht.
Fazit
Für viele Händler kann es ausreichen, die von Shopify vergebene Bestellnummer auch als Rechnungsnummer zu verwenden. Je nach Bedarf kannst du diese Nummer um ein Präfix und Suffix erweitern und erhältst so z. B. eine individuelle Rechnungsnummer pro Shop.
Wenn deine Anforderungen darüber hinausgehen, weil du z. B. Nummernkreise für deine Rechnungen verwenden willst, die außerdem noch aus verschiedenen Shops und ggf. auch noch einem Ladengeschäft zusammenlaufen, sollten du deine Rechnungen über eine separate App abwickeln. Die Shopify-interne Bestell-ID kannst du weiterhin als Bestellnummer verwenden, aber die Rechnungsnummern werden dann von der externen App nach deinen Vorgaben vergeben.
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