Shopify Rechnungen erstellen: Die besten Tools im Vergleich

Rechnungen schreiben ist keine Kür, sondern Pflicht. Das regelt §14 Umsatzsteuergesetz ziemlich klar: Wer als Unternehmer Waren oder Dienstleistungen verkauft, muss eine ordnungsgemäße Rechnung ausstellen. Und ordnungsgemäß bedeutet in Deutschland: mit einer ganzen Reihe von Pflichtangaben, revisionssicher archiviert und seit Anfang 2025 im B2B-Bereich obendrauf noch als E-Rechnung in einem maschinenlesbaren Format.

Das Problem: Shopify ist eine kanadische Plattform, die primär auf den nordamerikanischen Markt ausgerichtet ist. Die deutschen Anforderungen an eine rechtskonforme Rechnung stehen da nicht ganz oben auf der Feature-Liste. Seit Ende 2024 gibt es zwar eine eingebaute Rechnungsfunktion über Shopify Tax – dazu gleich mehr. Aber für die meisten Shops ist das allein noch keine befriedigende Lösung.

In diesem Artikel schaue ich mir die relevanten Tools für die Rechnungserstellung mit Shopify an, erkläre, was jedes kann und was nicht, und gebe dir am Ende eine klare Orientierung, welche Lösung für welchen Shop sinnvoll ist.

Was Shopify selbst mitbringt

Bevor wir zu den Drittanbieter-Tools kommen, lohnt ein kurzer Blick auf das, was Shopify selbst anbietet. Denn der Stand hat sich in letzter Zeit verändert.

Shopify Tax

Seit Oktober 2024 können Shopify-Händler über Shopify Tax Rechnungen direkt aus dem Admin heraus erstellen und versenden. Auf den ersten Blick klingt das nach der Lösung, auf die viele gewartet haben. Die Realität ist etwas nüchterner.

Auf der Haben-Seite: Auf E-Commerce spezialisierte Steuerberater haben die generierten Rechnungen unter die Lupe genommen und sie als formal rechtskonform nach §14 UStG eingestuft. Die Pflichtangaben sind also grundsätzlich vorhanden.

Auf der Soll-Seite stehen aber einige praktische Lücken, die für die meisten Shops relevant sind:

• Der Rechnungsnummernkreis lässt sich nicht frei konfigurieren. Das kann zu Lücken in der Nummerierung führen, wenn Bestellungen angelegt und dann wieder gelöscht werden – ein GoBD-Problem.
• Keine Anbindung an DATEV oder andere Buchhaltungssysteme. Der Steuerberater kommt also nicht automatisch an die Daten.
• Kein Zahlungsabgleich. Welche Rechnung zu welcher Zahlung gehört, lässt sich nicht automatisiert zuordnen.
• Keine E-Rechnung. ZUGFeRD oder XRechnung – die seit 2025 im B2B-Bereich vorgeschriebenen maschinenlesbaren Formate – werden nicht unterstützt.
• Die Archivierung findet innerhalb von Shopify statt. Wenn du irgendwann deinen Shop kündigst, wird der Zugang zu den Dokumenten zum Problem.
• Shopify Tax kostet extra: Die Gebühr richtet sich nach dem Jahresumsatz und kann für größere Shops spürbar werden.

Fazit: Shopify Tax ist als Basisabsicherung für sehr kleine Shops ohne Steuerberater brauchbar. Für alle anderen ist es kein vollständiger Ersatz für eine dedizierte Rechnungslösung.

Order Printer und Order Printer Pro

Die beiden nativen Drucktools von Shopify – der kostenlose Order Printer und der kostenpflichtige Order Printer Pro (ca. 9 €/Monat) – tauchen in vielen Listen zum Thema auf. Ich erwähne sie hier der Vollständigkeit halber, empfehle sie aber ausdrücklich nicht für den Produktiveinsatz in Deutschland.

Der Grund: Die damit erstellten Rechnungen lassen sich nachträglich verändern, ohne dass das protokolliert wird. Das widerspricht den GoBD, die Unveränderlichkeit von Belegen vorschreiben. Außerdem gibt es keine revisionssichere Archivierung und keine E-Rechnungsfähigkeit. Spezialisierte Steuerberater raten von diesen Tools für die Rechnungsstellung ab.

Die relevanten Drittanbieter-Lösungen

Wer eine vollständige, GoBD-konforme Rechnungslösung für seinen Shopify-Shop sucht, hat im Wesentlichen zwei Kategorien zur Auswahl: reine Rechnungs-Apps, die sich auf die Erstellung und den Versand von Rechnungen konzentrieren, und Buchhaltungssoftware, bei der die Rechnungserstellung Teil eines größeren Pakets ist.

Ein wichtiger Unterschied, der beim ersten Hinschauen oft untergeht: Manche Tools haben eine eigene App im Shopify App Store und lassen sich damit direkt und ohne Umwege verbinden. Andere haben keine eigene Shopify-Integration – hier übernimmt ein Drittanbieter die Brücke, was eine zusätzliche Abhängigkeit und oft auch zusätzliche Kosten bedeutet.

pathway Rechnungsprinter Pro

pathway solutions aus Hamburg ist ein Tool, das ursprünglich als Buchhaltungsexport-Lösung gestartet ist und die Rechnungserstellung später als Erweiterung dazubekommen hat. Diese Herkunft prägt das Produkt: pathway denkt Rechnungen und Buchhaltung zusammen, nicht getrennt.

Die Integration läuft nicht über eine klassische App im Shopify App Store, sondern über eine eigene Plattform mit direkter Shopify-API-Anbindung. Das erfordert etwas mehr Einrichtungsaufwand als eine einfache App-Installation, zahlt sich aber in der Tiefe der Integration aus.

Stärken:

• GoBD-konforme Rechnungen, revisionssicher auf deutschen Servern gespeichert
• E-Rechnung im ZUGFeRD-Format
• Korrekte MwSt.-Behandlung bei gemischten Warenkörben und Versandkosten – inklusive der bekannten Shopify-Schwäche, dass Versandkosten den Steuersatz der bestellten Produkte übernehmen müssen
• Die tiefste DATEV-Integration aller hier besprochenen Lösungen, inklusive automatischem Zahlungsabgleich mit Shopify Payments, Klarna, Stripe, Mollie, PayPal und weiteren Anbietern
• Von auf E-Commerce spezialisierten Steuerberatern empfohlen und aktiv eingesetzt

Schwächen:

• Kein klassischer App-Store-Einstieg – Setup ist komplexer als bei den anderen Lösungen
• Mengenbasiertes Preismodell (pro erstelltem Rechnungsdokument) ist für sehr kleine Shops schwerer kalkulierbar
• Wer nur Rechnungen braucht und keine DATEV-Anbindung benötigt, nutzt hier vieles nicht, wofür er bezahlt

Kosten: Mengenabhängig, zzgl. MwSt. – Rechner auf der pathway-Website.

Ideal für: Shops mit Steuerberater und DATEV-Workflow, Shops mit gemischten Steuersätzen, Händler, die eine vollständige Buchführungslösung suchen.

Billbee

Billbee ist eine Multichannel-Warenwirtschaft speziell für den DACH-Markt. Die Rechnungserstellung ist eine von mehreren Kernfunktionen – neben Lagerverwaltung, Versandabwicklung und der Anbindung verschiedener Verkaufskanäle. Billbee hat eine eigene App im Shopify App Store, die Verbindung ist in wenigen Minuten eingerichtet.

Stärken:

• Eigene Shopify-App – Installation und Verbindung unkompliziert
• Vollständig automatischer Rechnungsversand per E-Mail
• Multichannel-fähig: Amazon, eBay, Etsy und weitere Kanäle laufen parallel zu Shopify in einem System
• DATEV-Export, Archivierung in angebundenen Cloud-Speichern
• Lagerverwaltung, Versandlabels, Lieferscheine ebenfalls integriert
• Preis-Leistungs-Verhältnis für Multichannel-Händler sehr gut

Schwächen:

• Grundgebühr von 9 €/Monat fällt unabhängig vom Bestellvolumen an
• Die Einrichtung der Automatisierungsregeln erfordert etwas Zeit und Einarbeitung
• Einschränkungen bei bestimmten Sonderfällen: B2B-Steuerbefreiung und ein dritter Steuersatz pro Land sind aktuell nicht vollständig abbildbar
• Keine native E-Rechnung im Sinne von XRechnung oder ZUGFeRD

Kosten: 9 €/Monat Grundgebühr, dazu eine volumenabhängige Bestellgebühr.

Ideal für: Multichannel-Händler, die Shopify zusammen mit Marktplätzen betreiben und eine zentrale Lösung für Rechnungen, Lager und Versand suchen.

easybill

easybill ist eine Rechnungssoftware aus Kaarst, die sich stark auf E-Commerce und den deutschen Markt fokussiert. Die Shopify-Integration läuft über eine eigene App im App Store. easybill hat in der deutschen Shopify-Community einen guten Ruf, insbesondere wegen des persönlichen Supports und der unkomplizierten Einrichtung.

Stärken:

• Eigene Shopify-App, schnelle und einfache Einrichtung
• GoBD-konform, E-Rechnung im ZUGFeRD- und XRechnung-Format
• OSS-Schwellenüberwachung integriert – das Tool informiert aktiv, wenn die Lieferschwelle ins EU-Ausland droht überschritten zu werden
• DATEV-Export, Lexware-Export (CSV/XML)
• Automatische Gutschriften bei Retouren
• Kleinunternehmerregelung wird unterstützt
• Historischer Datenimport ist laut Nutzerfeedback kostenlos – anders als bei manchen Mitbewerbern

Schwächen:

• Kein Multichannel-Lagersystem – wer Shopify zusammen mit Marktplätzen betreibt, stößt hier an Grenzen
• Keine vollständige Buchhaltungssoftware, sondern fokussiert auf Rechnungen und Belege
• Der automatische Import der Bestellungen läuft zu festgelegten Uhrzeiten, nicht in Echtzeit

Kosten: Ab ca. 12 €/Monat, je nach Paket und Bestellvolumen.

Ideal für: Händler, die eine schlanke, auf E-Commerce ausgerichtete Rechnungslösung suchen, ohne ein vollständiges Buchhaltungspaket zu brauchen.

Lexware Office

Lexware Office (früher lexoffice) ist eine der bekanntesten deutschen Buchhaltungssoftwares. Rechnungserstellung ist hier Teil eines vollständigen Buchhaltungspakets inklusive EÜR, Umsatzsteuervoranmeldung und Lohnabrechnung.

Wichtig zu wissen: Lexware Office hat keine eigene Shopify-App. Die Integration läuft ausschließlich über die Lexware Office App von Eshop Guide/Appify, die als Drittanbieter-Brücke funktioniert und 10 $/Monat kostet.

Stärken:

• Weit verbreitet, viele Steuerberater kennen und nutzen Lexware
• Vollständige Buchhaltungsfunktionen im Paket
• E-Rechnung, DATEV-Anbindung
• Die Drittanbieter-App ist gut bewertet und wird aktiv weiterentwickelt
• 30 Tage kostenloser Test bei Lexware Office selbst

Schwächen:

• Keine eigene Shopify-App von Lexware – wer die Integration will, ist auf den Drittanbieter angewiesen
• Damit entstehen zwei separate Kostenpositionen: Lexware Office (ab 5,90 €/Monat) und die App (ca. 10 $/Monat)
• Der historische Datenimport über die App ist kostenpflichtig (einmalig 99 €)
• In App-Bewertungen tauchen vereinzelt Berichte über Übertragungsfehler und manuelle Nachpflege auf

Kosten: Lexware Office ab 5,90 €/Monat + App ca. 10 $/Monat.

Ideal für: Händler, die Lexware Office bereits nutzen oder eine vollständige Buchhaltungslösung mit bekanntem DATEV-Workflow wollen.

sevDesk

sevDesk ist Lexware Office in vieler Hinsicht ähnlich: cloudbasierte Buchhaltungssoftware, GoBD-zertifiziert, E-Rechnung, DATEV-Anbindung. Auch hier gilt: keine eigene Shopify-App. Die Integration läuft – ebenfalls über Eshop Guide – als separate App im App Store.

Stärken:

• Moderne Benutzeroberfläche, gutes Onboarding
• GoBD-zertifiziert, E-Rechnung (XRechnung und ZUGFeRD)
• Integrierte einfache Lagerverwaltung im Pro-Tarif
• Zahlreiche Integrationen, u. a. SumUp, PayPal, WooCommerce

Schwächen:

• Keine eigene Shopify-App – gleiche Abhängigkeit vom Drittanbieter wie bei Lexware Office
• Bekanntes, laut aktuellen App-Bewertungen bislang nicht gelöstes Problem: Rechnungsübertragung für Verkäufe außerhalb der EU funktioniert nicht. Für Shops mit nennenswerten Nicht-EU-Verkäufen ist das ein ernstes Hindernis.
• Auch hier zwei separate Kostenpositionen
• Gelegentliche Performance-Probleme (Ladezeiten, Abstürze) werden von Nutzern erwähnt

Kosten: sevDesk ab 8,90 €/Monat + Kosten der Eshop-Guide-App.

Ideal für: Händler, die eine vollständige Buchhaltungslösung suchen und hauptsächlich innerhalb der EU verkaufen.

Sufio

Sufio ist eine Rechnungs-App aus Irland mit eigener Shopify-App und starker internationaler Ausrichtung. Zu den Stärken zählen ein ansprechendes Rechnungsdesign, Mehrsprachigkeit in über 40 Sprachen und gute B2B-Funktionen wie die automatische EU-USt-IdNr.-Validierung und Steuerbefreiung für Geschäftskunden.

Für den deutschen Markt ist Sufio mit einem Vorbehalt zu sehen: Das Tool ist nicht primär auf die spezifischen deutschen Anforderungen ausgelegt. Ob alle GoBD-relevanten Punkte vollständig erfüllt werden – insbesondere die revisionssichere Archivierung außerhalb von Shopify – sollte im Einzelfall mit einem Steuerberater geprüft werden. Eine DATEV-Integration gibt es nicht.

Kosten: Ab 19 USD/Monat für bis zu 50 Rechnungen, 49 USD/Monat für unbegrenzte Rechnungen.

Ideal für: International ausgerichtete Shops, bei denen die Buchhaltung extern läuft und die primär einen automatisierten, mehrsprachigen Rechnungsversand benötigen.

Vergleich auf einen Blick

Welche Lösung passt zu wem?

Die ehrliche Antwort ist: Es gibt keine eine richtige Lösung für alle. Was passt, hängt davon ab, wie viele Bestellungen du hast, ob du Multichannel betreibst, ob du mit einem Steuerberater arbeitest und was du von deiner Buchhaltungslösung erwartest.

Hier eine grobe Orientierung:

Du hast einen kleinen Shop, willst nur Rechnungen erstellen und versenden, und brauchst keine vollständige Buchhaltungssoftware: easybill ist hier die schlanke, auf Deutschland ausgerichtete Wahl mit eigener Shopify-App und gutem Support.

Du verkaufst über Shopify und Marktplätze wie Amazon oder eBay: Billbee bringt alles unter ein Dach – Rechnungen, Lager, Versand und Multichannel-Verwaltung.

Du arbeitest mit einem Steuerberater und DATEV, hast gemischte Steuersätze oder ein höheres Bestellvolumen: pathway Rechnungsprinter Pro ist hier die tiefste und steuerberater-freundlichste Integration. Der Mehraufwand im Setup zahlt sich im laufenden Betrieb und bei der nächsten Betriebsprüfung aus.

Du nutzt Lexware Office oder sevDesk bereits für deine Buchhaltung: Dann ist die jeweilige Eshop-Guide-App der einfachste Weg, Shopify anzubinden. Denk daran, dass du damit zwei separate Kostenblöcke hast und die App ein Drittanbieter ist, von dem du abhängig bist.

Dein Shop ist stark international ausgerichtet und du brauchst mehrsprachige Rechnungen: Sufio ist hier stark, aber für rein deutschlandspezifische Anforderungen solltest du die GoBD-Konformität vorab mit deinem Steuerberater klären.

Ein Hinweis noch für alle, die mit einem Steuerberater arbeiten: Frag ihn, welches Tool er bevorzugt und womit er am besten arbeiten kann. Am Ende bekommst du eine sauberere Buchhaltung und vermeidest unnötigen Zusatzaufwand auf seiner Seite – der sich sonst in deiner Rechnung niederschlägt.

Zusammenfassung

Shopify erstellt seit Ende 2024 über Shopify Tax formal rechtskonforme Rechnungen. Für die meisten Shops reicht das aber nicht aus: Fehlende DATEV-Integration, kein konfigurierbarer Rechnungsnummernkreis, keine E-Rechnung und keine Archivierung außerhalb von Shopify machen ein Drittanbieter-Tool für alle, die es ernsthaft betreiben, notwendig.

Die Lösungen unterscheiden sich erheblich in Ansatz, Tiefe und Preis. pathway ist die stärkste Option für Shops mit DATEV-Workflow, easybill die schlankste für reine Rechnungserstellung, Billbee die beste für Multichannel-Händler. Lexware Office und sevDesk machen Sinn, wenn du die Buchhaltungssoftware sowieso schon nutzt – aber Vorsicht: Für Shopify brauchst du hier jeweils eine zusätzliche Drittanbieter-App.

Order Printer und Order Printer Pro eignen sich trotz ihrer Verbreitung nicht für den Produktiveinsatz in Deutschland. Wer auf der sicheren Seite sein will, greift zu einer der oben genannten Lösungen und klärt im Zweifel mit dem Steuerberater, welche davon am besten in den eigenen Workflow passt.

FAQ

Bietet Shopify selbst eine Rechnungsfunktion an?

Ja, seit Ende 2024 über Shopify Tax. Die damit erstellten Rechnungen sind nach Einschätzung von auf E-Commerce spezialisierten Steuerberatern formal rechtskonform nach §14 UStG. Für eine vollständige Lösung fehlen aber wichtige Funktionen: kein DATEV-Export, kein Zahlungsabgleich, kein konfigurierbarer Rechnungsnummernkreis und keine E-Rechnung im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format.

Was bedeutet GoBD-konform?

Die GoBD sind ein Verwaltungsschreiben des Bundesfinanzministeriums, das festlegt, wie digitale Buchhaltungsunterlagen geführt und aufbewahrt werden müssen. Relevant für Rechnungen sind vor allem drei Punkte: Unveränderlichkeit (eine erstellte Rechnung darf nicht stillschweigend bearbeitet werden können), lückenloser fortlaufender Rechnungsnummernkreis und revisionssichere Archivierung für mindestens 10 Jahre – auch dann, wenn du deinen Shopify-Shop eines Tages kündigst.

Was ist der Unterschied zwischen einer PDF-Rechnung und einer E-Rechnung?

Eine PDF-Rechnung ist ein visuelles Dokument – für Menschen gut lesbar, für Software aber nicht strukturiert auswertbar. Eine E-Rechnung im Sinne der deutschen Pflicht (gültige Formate: ZUGFeRD und XRechnung) enthält die Rechnungsdaten zusätzlich in einem maschinenlesbaren, strukturierten Format. Das ermöglicht die automatisierte Weiterverarbeitung, z. B. direkt in DATEV. Seit dem 1. Januar 2025 sind B2B-Rechnungen in Deutschland als E-Rechnung auszustellen. Eine reine PDF-Rechnung per E-Mail reicht für B2B-Rechnungen seitdem nicht mehr aus.

Muss ich für jede Bestellung eine Rechnung ausstellen?

Im B2C-Bereich – also beim Verkauf an Privatkunden – bist du nur dann zur Rechnungsausstellung verpflichtet, wenn der Kunde sie ausdrücklich anfordert. Im B2B-Bereich, also beim Verkauf an andere Unternehmer, musst du grundsätzlich immer eine Rechnung ausstellen. In der Praxis ist es sinnvoll, für jede Bestellung automatisch eine Rechnung zu erstellen: Das wirkt professionell, gibt dem Kunden eine saubere Transaktionsdokumentation und macht die eigene Buchführung deutlich einfacher.

Kann ich historische Bestellungen nachträglich mit Rechnungen versehen?

Das hängt vom Tool ab. easybill erlaubt laut Nutzerfeedback den historischen Import ohne Zusatzkosten. Bei der Lexware-Office-App von Eshop Guide kostet der historische Import einmalig 99 €. Bei pathway und Billbee ist der nachträgliche Import ebenfalls möglich. Kläre das vor der Entscheidung für ein Tool, wenn du einen größeren Bestand an älteren Bestellungen hast.

Welche Lösung empfehlen Steuerberater?

Das hängt stark vom Workflow der jeweiligen Kanzlei ab. Steuerberater mit Shopify-Fokus empfehlen häufig pathway, weil die DATEV-Integration am tiefsten ist und der Zahlungsabgleich automatisiert funktioniert. Kanzleien, die mit Lexware Office oder sevDesk arbeiten, bevorzugen naturgemäß die jeweilige Anbindung. Billbee und easybill sind ebenfalls steuerberater-erprobt. Am einfachsten: direkt beim eigenen Steuerberater fragen, welches Tool er bevorzugt.

Was kostet die Shopify-Integration bei diesen Tools?

Bei Tools mit eigener App (Billbee, easybill, Sufio) ist die Shopify-Verbindung im jeweiligen Preis enthalten. Bei Lexware Office und sevDesk kostet die Integration extra, weil ein Drittanbieter (Eshop Guide) die App bereitstellt. pathway rechnet mengenbasiert und hat kein klassisches Abo-Modell. Shopify Tax ist umsatzabhängig bepreist und kann gerade für größere Shops spürbare Kosten verursachen.